Gestione - Fatture - Nota tecnica del 02/04/20
Fatture scartate o rifiutate ? Cosa fare ...
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Una volta inviata la fattura elettronica , il Sistema d'interscambio esegue una serie di controlli formali.
Se la fattura non supera tali controlli, viene scartata e viene recapitata la ricevuta di scarto con la motivazione.
PREMESSA
A tal proposito , è possibile visualizzare in Cosmo gli esiti , semplicemente eseguendo manualmente il controllo delle fatture inviate , in qualsiasi momento.
Oppure, impostando un orario in Tabelle -> Anagrafica azienda , il programma scarica automaticamente gli esiti, aggiona lo stato delle fatture e segnala all'avvio successivo le fatture DA CONTROLLARE .
L'esito potrà essere :
Consegnata : (regolarmente emessa e recapitata)
NON consegnata : (regolarmente emessa ma occore avvisare il cliente del mancato recapito in modo che possa recuperarla dal proprio cassetto fiscale - è anche il caso di fatture emesse verso PRIVATI /Condomini , ai quali si rilascia la copia cartacea )
Accettata/rifiutata : per la Pubblica Amministrazione ( solo gli enti pubblici possono respingere una fattura ) eseguire il controllo FATTURE INVIATE, anche se si visualizza già lo stato "Consegnata" - i tempi sono più lunghi, anche 15 gg per l'esito definitivo che dovrà essere ACCETTATA / RIFIUTATA )
Scartata : la fattura NON risulta emessa , occore verificare l'errore riscontrato e procedere con un nuovo invio ENTRO 5 GIORNI dall'esito di scarto , mantenendo lo stesso numero e data
1. Come eseguire il controllo manuale : selezionare la/le fatture inviate e dal meù in basso "controllo fatture inviate"
2. Come impostare il controllo degli esiti automaticamente ad una certa ora :
COME VERIFICARE GLI ESITI e COSA FARE
La verifica dell'esito è molto semplice :
esempio ESITO CONSEGNATA che viene visualizzato nella maschera :
esempio ESITO NON CONSEGNATA
ERRORI PIU FREQUENTI
Errore 00324 : Id fiscaleIVA codice fiscale non coerenti
Cosa fare :occorre verificare la P.IVA del cliente ed in particolare la correttezza del codice fiscale ( è sufficiente la P.IVA )
Dopo aver modificato l'anagrafica del cliente è sufficiente aprire la FATTURA , nella tendina Fattura elettronica cliccare CREAFILE e procedere con il nuovo invio
Errore 00311 : codice destinatrio non valido
Occorre verificare la correttezza del CUU in anagrafica cliente (vedi note errori nell'invio)
Cosa fare : dopo aver modificato l'anagrafica del cliente è sufficiente aprire la FATTURA, nella tendina Fattura elettronica cliccare CREAFILE e procedere con il nuovo invio
Cosa fare : controllare il codice IVA utilizzato nel documento e verificare la TABELLA VOCI IVA
In presenza di operazioni esenti , non imponibili , escluse o Fuori campo è obbligatoria che sia compilata la NATURA
Dopo aver assegnato la natura corretta al codice IVA (meglio confrontarsi con il vostro consulente fiscale in caso di dubbi) è sufficiente aprire la FATTURA , nella tendina Fattura elettronica cliccare CREAFILE e procedere con il nuovo invio
Codice errore 00401: è presente un’aliquota IVA diversa da zero ed è indicata la natura del documento. In questo caso l’impostazione dell’IVA non è corretta
Cosa fare : controllare il codice IVA utilizzato nel documento e verificare la TABELLA VOCI IVA . Quando c'è l'aliquota IVA NON si compila la natura
Codice errore 00404 : Fattura duplicata
E' stata inviata una fattura con dei riferimenti che l'Agenzia delle Entrate riconosce come già presente nel proprio cassetto fiscale , quindi già inviata ed accettata
Cosa fare : verificare nel pannello di Aruba la presenza del documento con gli stessi riferimenti o nel proprio cassetto fiscale
In base all'esito della verifica si potrà procedere con nuovo invio se necessario
Spesso il motivo dello scarto si riferisce agli importi, esempio :
- una differenza tra l’importo di riga rispetto al prezzo moltiplicato la quantità; soprattutto nei casi di prezzi con 5 decimali, quantità molto alte o presenza di sconti in percentuale (sono ammessi al momento solo due decimali per gli sconti)
- una differenza tra gli imponibili di riga ed il corrispondente imponibile nei dati riepilogo.
Cosa fare : in questi casi è riportato anche il numero di linea quindi è possibile visualizzare /stampare la fattura elelttronica e verificare gli importi della linea segnalata
Esempio: stampa xml
Esempio dettaglio righe
per la /le linee segnalate , si dovrà verificare che il prezzo unitario moltiplicato per le quantità con o senza sconti , indicato in fattura, corrisponda all'importo elaborato nel file xml e
correggere il documento emesso
Codice errore 00422 : non è stato gestitto correttamente l'imponibile in OMAGGIO
Cosa fare : per gestire correttamente l'imponibile in omaggio è necessario inserire una riga con segno negativo per l'importo dell'imponibile omaggiato come Fuori campo IVA
esempio :
Spesso la Pubblica Amministrazione RIFIUTA le fatture per questi motivi :
- NON si è indicato lo split payment ( codice IVA creato appositamente con flag su SPLIT PAYMENT)
Cosa fare : controllare il codice IVA utilizzato (tabelle voci IVA) e correggere il codice IVA nelle righe della fattura
- NON è stato indicato come pagamento MP05 "bonifico" (verificare tabelle pagamenti)
Cosa fare: controllare/modificare il codice pagamento , aprire la fattura , spostarsi nella tendina "fattura elettronica" , cliccare CREAFILE e procedere con l'invio
NON è stato riportato il CIG e/o CUP - è necessario compilare anche il campo ORD. - in questo modo nel file entrano correttamente tutti i riferimenti
Cosa fare: Inserire il riferimento dell'ordine nel ddt/ fattura e procedere con l'invio
N.B : prima di qualsiasi modifica CLICCARE su CREAFILE nella tendina "fattura elettronica"
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